1.如何做好文件收发工作

建议您去网上下载一份公文管理规定，会有比较详细的参考，我在这里只整理归纳一个大纲和重点事项（除了以下详细的部分，至少还要有公文分类及写作的基础，同时要制订一个属于企业的公文编号规则）。

一、收文处理1、收文处理，一般包括登记、拟办、分办、批办、催办等程序。2、公司所有的收文，除指定某部门、分公司处理外，均由行政部（不同公司有不定的设置，例如人事部、办公室、秘书处）指定的人员签收、开拆、登记、呈阅、分发，并按不同类别进行分类处理。

3、承办人应根据规定的传阅范围或指示、要求，安排传阅或办理。4、凡需办理的文件，先由行政部附上“XXX公司收文处理稿纸”，经行政部经理提出拟办意见，分送给有关部门签署意见再呈送总经理室批示后办理。

行政部经理处理公文时，认为无需送总经理室阅批的一般性文件，可直接批转有关部门阅办。5、公文不得越级传递，除领导直接交办外，一般不直接送到领导个人。

6、各部门在收到急件时，应在2个工作日内答复，一般性公文，应在一周内办理或提出意见，需要研究而不能马上处理的，应先书面或口头简要答复。7、加强公文检查和催办工作。

行政部对有关领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各分公司、各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时向行政部进行反馈，以便及时向有关领导汇报。

二、发文处理1、发文处理，一般包括拟稿、审稿、签发、打印、校对、用印、分发等程序。2、草拟公文的要求：（1）保持文件的一致性。

起草的文件，除本文的一致性外，还应与原来有关的文件精神相衔接（要加以说明）。（2）行文时，必须从公司整体角度出发，做到情况确实，观点鲜明，条理清楚，层次分明，文字简练，标点符号正确。

（3）引用公文要写明发文单位、公文编号、标题和行文时间。（4）草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持清洁，凡是文面凌乱不清的，应重新誊稿。

3、公文的审核。文稿在送领导签发之前，应先由起草部门负责人审核后，由行政部附上“XXX公司收文处理稿纸”，经行政部经理审核后，再由行政部转呈总经理室核稿；如内容涉及多个部门，还需所涉及部门经理加具审核意见。

4、公文签发：以董事会名义的发文，由董事长签发；公司行政文件及一般性文件，以及以部门、分公司名义的重要行文，由总经理室签发；以部门、分公司名义的一般性行文，由部门、分公司负责人签发。5、公司公文签发后，由行政部负责打印、校对、装订、盖章、登记、分发。

6、公文校对应以签发稿为准。签发后的公文不得再作任何修改。

若确需要修改，必须重新送签。7、公文装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。

印章盖在年月日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年月日，如正文末页无空档，可另起空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标注“此页无正文”字样。8、各部门、分公司向公司总经理室呈送的文件，经行政部经理审核，如不符合行文的规定要求，可退回呈报单位重新报送。

9、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得擅自将文件带离公司，不得私自复印、外传与泄露文件内容。三、公文的管理1、公文要视其内容分为普通、秘密、绝密三种密级。

秘密文件反映本公司内部的重要情况，只适合有关人员阅读；绝密文件反映本公司最核心的商业机密，只在严格规定的范围内传阅，严禁对外泄露。对于秘密和绝密文件，必须在文件第一页右上方注明“秘密”或“绝密”的字样，并与普通文件分开传递及管理。

如发现泄密造成不良影响和严重后果的，须追究当事人之责任。2、公文办理完毕后，各部门、分公司应将公文原稿和相关资料整理立卷、归档。

上级来文、公司行文、总经理室的重要批示、外部重要来文由行政部立卷、归档；各部门的往来公文及总经理室领导的批复由各部门自行立卷、归档。3、有关人员如需查阅公文档案须经行政部经理同意，其中秘密、绝密级公文须经总经理室同意后方可查阅。

4、公文档案由行政部统一管理，个人不得私自保存。档案管理人员调离工作岗位应及时做好移交工作。

5、案卷应确定保存期限。对于超过保存期的归档文件，经过鉴别和主管同意，可定期销毁，秘密、绝密文件应经总经理室批准后方可销毁。

销毁的文件应进行登记，由二人监销，确保不丢失，不漏销。

2.办公文员都必须具备哪些专业知识

一，当文员的条件

1、认真，文员与文件、材料、领导交办事项打交道，琐碎事件很多，一定要认真，保证每件事都有着落，不可丢东落西。

2、守时，按时上下班，不要迟到早退，因为文员要接听电话，收发传真，应对领导随时的分配工作，必须坐住登子。

3、搞好协调。文员经常与领导、同事之间发文件，协调事件，必须搞好关系，才能做好工作。

技术部文员

职责：技术部文件的归档、管理。技术部文件的打印。绘制机械图纸。技术部环境卫生的管理及维护各种沟通信息的传达

推广文员

职责：收信整理各地广告投放计划、广告预算、广告投放报表及监播资料；与财务核对当月宣传推广品费用及与代理商核对宣传品发入数量；促销员销售报表及促销员管理费、培训费的报销等

传焦 ？文员

职责：管理一个数据库，负责把客户的资料发类，输入，核对，存档，负责帮查找资料，把客户资料和供求信息投入在网上。另协助设计人员排版和处理广告图片。

工程文员

职责：负责跟客户、业务员、销售人员沟通打样的公差，材质、规格及样品的用途。开打样单，踀打样的进程，画图纸，查找技术资料并把资料归类存档。

电脑公司

职务：业务文员职责：负责计算机软硬件售后、调试、维护、操作系统的安装及工具软件的使用，接待客户、接听电话，打印资料，起草合同，负责招聘及培训各学校电脑教师及教授电脑英语的工作。

电子有限公司

职务：物控兼文员职责：从事与电子产品及库存物品采购，进销存货单据的登记物料控制文员等电脑操作工作及拟订公司会议通知和起草简单的合同。

通信责任有限公司

职务：客服兼出纳职责：主要从事与铁通相关的安装电话、办理长途业务及处理客户投诉、建立客户档案、催缴各代理商长途话费、打印长途话单和统计帐单等工作。

二，做一个文员应该具备哪些条件

办公软件的熟练操作，打字速度快（视工作岗位、业务范围不同而要求不同），电脑的维护和保养，

上网的熟练程度。

3.单位的文件收发

文件收发管理制度？？一、收文制度？ 1、收到各类文件要及时填写文件阅办单，登记文件，填写台帐。

2、收文统一由办公室负责，凡去区委、区政府、市局等部门开会或办事带回的各类文件，一律由办公室文秘人员，统一办理收发阅办事宜。？ 3、及时报办公室主任，征求拟办意见，重要文件应当时交局长阅批。

4、按照办公室主任提出的拟办意见，及时办理相关事宜。？ 二、文件阅办？ 1、文件传递应垂直传送，按照先正职后副职， 先承办人后阅办人的原则。

不准搭传，及时登记文件所在部门、承办人。？ 2、按照领导要求做好催办、督办、协办、落实工作，要求阅办、承办人填写好落实情况。

三、发文制度？ 1、本局发出文件必须经局长阅批，严格按照局长批示意见办理。？ 2、凡发出文件必须登记。

3、凡发出带有密级的文件，收文单位必须签收。？ 4、凡密件或密封的要件一律由收件人拆阅。

经办人不得拆封。？ 四、文件收发保密制度？ 1、不得扩大密级文件的传阅范围，文件办结后及时清退归档。

2、密级文件的发送，由专人传送。？ 3、不在公开场合谈论秘密事项，不对无关人员泄露秘密。

4、加强印章管理，严格用印审批、登记制度。？ 5、严格按照规定，进行计算机网络传递文件工作，做好电传保密工作。

〖 相关文章 〗 文书管理制度四、企业报刊、邮件、函电收发制度？？ （一）全厂公私报刊、外来邮件、外发公启、函电由厂收发室负责收发。？（二）外发函、电要求。

1.各部门因公需外发函、电，经办人员应于每天下午**点以前将函件、电报底稿送到收发室，另填写挂号、平信、电报外发登记表。？ 2.每天下午**点以前，厂收发室应将当月外发函、电清点，累计送交邮局寄发。

（三）外来邮件管理？ 1.外来邮件一律经厂收发室签收分发。？ 2.凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。

3.一般公启函、电和厂内职工私人信件，由收发室开具清单分放到各单位信报箱内。？ 4.私人不明平信一律放到信架（信袋）内，由个人自取。

5.不论公私邮件收发室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误，对国外来函应检封口、邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原由。？ 6.凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随即到收发室领取邮单，并及时去邮局取款取件。

超期罚款，收发室概不负责。？（四）报刊订购与收发。

1.报刊订购。？ （1）订购时间：上半年？ 下半年？ （2）订购手续：不论单位和个人，均需先到收发室查阅报刊目录，再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价，确认无误后，当面缴款开票。

公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外，尚须填写报刊分发清单，详细写明各种报刊分发到哪些单位或领导。

2.报刊收发。？ （1）收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点，发现有差错应及时登记并要求补缺退余。

（2）收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发，不得耽搁延误。收发员清点分发报刊时间为**小时，任何人不得进入收发室。

（3）每天分发到各单位信报箱的报刊应随附分发清单。？ （4）各单位应固定专人按时领取报刊和公启函电。

领取时，要对照分发清单清点检实签名，发现差错，应当面向收发员提出增补退换要求，并进行差错登记。当面未提出，则视为分发无差错。

（五）收发员应坚守工作岗位，节假日、星期日应有人值班，休星期日应采取换休形式。？ （六）收发室内外应经常保持整齐清洁。

（七）收发室由**部门负责管理，其工作质量由**部门进行检查、考核，并承担责任原文地址：/archiver/20071110/hexiqushenjijuwenjianshoufaguanlizhidu_748.html。

4.大学生秘书部需要什么专业知识

先看看秘书部的职责，你就会明白自己哪里不足，然后去补充自己的不足处。

希望能帮到你！

学生会秘书部职责

1、协助学生会主席工作，做好每次大型的活动前的准备工作。

2、学生会固定资产及各类物品的保管，使用及分配。

3、学生会各类文件的收发与管理，起草有关文件通知。

4、学生会经费的使用与管理。

5、学生会宣传材料及报刊，杂志的分发及保管。

6、学生会人员考勤，会议通知，会议记录。

7、负责学生会工作大记事。

8、外联工作。

5.一般的文员需要哪些技能和专业知识

1. 接听、转接电话；接待来访人员。

2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

3. 负责总经理办公室的清洁卫生。

4. 做好会议纪要。

5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

6. 负责传真件的收发工作。

7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

8. 做好公司宣传专栏的组稿。

9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。

12. 接受其他临时性工作。

13. 管理好员工人事档案材料， 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

14. 社会保险的投保、申领。

15. 统计每月考勤并交财务做帐，留底。

16. 管理办公各种财产，合理使用并提高财产的使用效率，提倡节俭