文员的专业知识与技能

1.一般的文员需要哪些技能和专业知识

1. 接听、转接电话；接待来访人员。

2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。 3. 负责总经理办公室的清洁卫生。

4. 做好会议纪要。 5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

6. 负责传真件的收发工作。 7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

8. 做好公司宣传专栏的组稿。 9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。

12. 接受其他临时性工作。 13. 管理好员工人事档案材料，建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

14. 社会保险的投保、申领。 15. 统计每月考勤并交财务做帐，留底。

16. 管理办公各种财产，合理使用并提高财产的使用效率，提倡节俭。

2.文员工作需要具备哪些技能

文员工作涉及面较广，事务较繁琐，对完成工作的质量效率也有一定的要求，不同的岗位、不同企业对文员要求也不一样，常见的要求有打字速度快、文字处理能力强、专业对口、身体健康、工作压力承受力强等等。

我认为，一个合格或者优秀的文员应具备如下几点：

1、良好的文字处理能力，这是保证自己工作方向的基础，能让主管省事或另眼相看，这也是提升自己能力和地位的一大法宝。这里的学问很深，自己最好备1本办公文书写作大全之类的书，这是必备的工具书，有些公司配的有，比如我们就有。比如我们公司，聘请了一名兼职秘书，其工资也是1200元/月，每周6到公司 1次即可。

2、电脑应用能力。应能独立操作计算机，熟练操作Word、Excel、PowerPoint、Outlook等办公自动化软件及Internet邮件收发和处理技巧，政府机关的文员也要求对WPS有一定的认识。

3、能熟练运用各类办公自动化设备，打印机、复印机、传真机、扫描仪、刻录机，如果您对以上机器具有简单维修技能，那一定是领导的掌中宝。

4、良好的沟通协调能力，文员作为基层员工，一定要正确领会领导的意思，一件事不可能让上级主管给你交代了又交代，较强的保密意识也就是责任心。同时，作为文员，接听电话时间也多，作为公司与外界电话联系的第一人，你说沟通技巧重要不呢？当然公司各项业务一定要熟悉和精通。

5、其他能力，如一定的英语知识，较好的记忆力，时间分配能力等综合能力。

需要说明的是：每个企业根据企业不同的阶段要求的能力也不一样，当然，待遇基本也有差别。但文员确实是一个很能培养自己、锻炼自己不错的一个职位。

另外，附上各级文员的一些职责：

办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责：

1、接听、转接电话；接待来访人员。

2、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

3、负责总经理办公室的清洁卫生。

4、做好会议纪要。

5、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

6、负责传真件的收发工作。

7、负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

8、做好公司宣传专栏的组稿。

9、按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

10、管理好员工人事档案材料，建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

11、统计每月考勤并交财务做帐，留底。

12、管理办公各种财产，合理使用并提高财产的使用效率，提倡节俭。

13、领导或上级交代的其他工作。

3.作为文员这一职业应具备那些能力

一、文员分类1.财务文员，是负责现场工资统计，跟客户财务部对账之类的；2.电脑文员，负责电脑表格打印、文档制作，招待客人等；3.跟单文员，是从接单一直到产品出货的进度追踪，包括追货款；4.统计文员（生产文员），负责算现场生产的每日每月产量，进出存报表、也有算计件工资的，生产递减表，也有统计成本的等。

5.版房文员（开发室助理）负责样品的进度追踪，包括从接单到备料、加工等整个流程，按急缓来安排。并注意样品的品质；6.生管文员，（有车间和总部）一般是制造加工业才有的，进度追踪。

库存盘点，预排交期等；7.人事文员（行政文员），员工考勤、饭堂安排、员工资料登记、请假、病假统筹；工资审核，员工福利（娱乐活动安排）等；8.高级文员（秘书），负责帮助上司处理一些事务，等等；9.采购文员，物品购买安排，跟进，保管，发放等。

二、职位描述文员工作中，经常会处理很多办公细节事务，要求也有很多：主要有：会议纪要记录、文书编写，保存修改，录入、信函收发、档案管理存档、客户来宾接待、宣传材料制作、文件和报纸的收发管理，业务电话接打，并且还需要负责传达引见等方面的具体工作，无论是办公室，还是行政，前台，甚至商务，销售文员都可能有以下这些具体的要求： 1、拨打接听、转接客户电话，热情的接待来访宾客. 要求：必须做到言辞清晰准确，措辞得体，态度热情积极，动作灵活，充满活力。

前台和商务，销售文员会更多的接触. 2、处理第一手信息资料，机秘文件要求严格保密，并做好文档的收集，整理，保存工作。要求：收集信息要及时，准确，整理文件文档要细心，耐心，杜绝因疏忽造成的错误，另外机要文档需要做到保密，并另外保存！属于行政和办公室文员的工作范围.主要属于办公室，行政文员和统计文员工作范围. 3、为办公室营造清洁，舒适，整齐，空气清新的工作环境。

要求：勤打扫，办公用品，设备合理整齐的摆放，经常更换室内外空气，保持清爽. 4、一般的企业公司领导都会经常要求文员参加会议，并做好记录，纪要，还可能会附带做一些比如，换茶倒水之类的工作。要求：参加会议要专心，把握会议的主要内容并认真做好记录，然后整理，保持条理清晰，主题明确. 5、不同岗位的文员都会遇到信函，邮件的收发，包括传真。

具体要求：视邮件的重要程度进行排序，及时送交领导，并保持信件，邮件的完整性，不得私自拆阅，或因处理不当而发生破损。.对于电子邮件需要进行查毒并判断是否为垃圾邮件，视具体情况做出适当处理，不得随意外传，转发！尤其是商务文员！ 6、很多企业都会有自己的企业文化，一般都会开辟宣传栏而这一任务往往是有文员负责的：具体要求是：态度要认真，字迹清晰，排版美观，信息及时准确，并要求体现主题。

经常保持更新也是必须的，否则就失去了宣传的作用.这一条办公室，销售，前台以及行政文员[企业内招，或者行政人事变动，员工事迹等].需要注意. 7、员工的人事档案材料，制作，建立，更新，归档，工资单的发放以及社保项目申领，缴纳等也是文员重要的工作。要求：细致严谨，不得发生错误，尤其是工资薪水的核算，有必要做到多次检查，确保无一遗漏，无一错误后才能发放，对于已经离职或新员工需要按照公司规定核算发放！主要属于行政，办公室文员工作范围。

这一点尤其需要行政和财务文员注意. 8、管理好各种办公各用品，设备，以及公司财物，爱惜这些设施，并保持清洁，合理摆放。其实文员是一个比较全面的工作，工作要求远不只这些，可能还需要处理一些临时性的事务，这就需要大家按照领导的要求来完成了！三、职位要求公司企业对文员有比较高的要求，因为作为文职人员是需要具有一定的素质，学历，甚至年龄方面也有限制，主要是为了提高企业形象，保证工作质量和效率。

比如你是前台文员或者商务文员，销售文员，经常会接待比较重要的客户，那么你的谈吐和形象就都需要具备很高的要求了。总的来说只要你是文员，你就需要具备一些共同的职业要求： 1、具备一定的企业管理知识。

如果是行政文员还需要具备人力资源方面的专业知识，这样才能完成一些比较专业的事务.这也是最基本的要求. 2、独立能力。因为文员一般都是单枪匹马的工作，销售文员的工作是在企业外部与客户打交道，商务文员甚至会参加聚会，与公司重要业务对象进行单独的谈判，而办公室文员，前台文员，接待文员都是单独的进行工作，与前台可见独立性是必要要求了. 3、有较好的计算机操作能力，熟练运用各类办公自动化设备。

只要你是文员，那么你几乎每天的工作都离不开电脑，至少要求你具备最基础的电脑知识，一般要求熟练操作word、Excel、Powerpoint等办公自动化软件，掌握Internet邮件收发、处理技巧。 4、良好的工作态度。

不要说是文员了，就是普通的员工，任何公司也都有一定的工作态度，心态，工作热情，方面的要求.所以我们还应该注意培养自己积极认真，热情仔细，踏实肯干，务实创新，勤奋好学，团结同事，等这些哪怕是在生活中都需要具备的要求的。认真，文员与文件、材料、领导。

4.您好想了解下行政文员上岗前所必须掌握的专业知识和技能

先看看行政文员的工作职责吧

1、负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、签字长途电话、复印机的具体使用和登记，名片印制等工作。 2、负责公司邮件和报刊的收取、分发工作。 3、负责公司电话小总机的接线工作。对来往电话驳接准确及进、声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语；对未能联络上的记录在案并及时转告；对紧急电话设法接通，未通者速报行政部经理处理。 4、负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。 5、负责各类办公用品仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证帐实相符。 6、按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档又是不长期积存。 7、完成各项勤杂、采购工作。 8、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。 9、负责下班时对整个办公区的巡视，查看门窗、水机电源、电脑电源等、关闭情况并做记录。 10、完成行政部经理临时交办的其他任务

当然具体的可能有出入。对症下药，知道自己该需要掌握什么技能了。

5.做文员需要什么知识,技能

.总的来说只要你是文员，你就需要具备一些共同的职业要求：

一：要求具备一定英文阅读能力是很有必要的，无论你是哪一类文员，现代企业都会或多或少的接触外语文件，甚至外籍客户或者外籍管理人员.

二：你需要要求具备一定的企业管理知识，如果是行政文员还需要具备人力资源方面的专业知识，这样才能完成一些比较专业的事务.这也是最基本的要求.

三：你的独立能力也很重要，因为文员一般都是单枪匹马的工作，销售文员的工作是在企业外部与客户打交道，商务文员甚至会参加聚会，与公司重要业务对象进行单独的谈判，而办公室文员，前台文员，接待文员都是单独的进行工作，与前台可见独立性是必要要求了.

四：计算机水平不用多说了，只要你是文员，那么你几乎每天的工作都离不开电脑，至少要求你具备最基础的电脑知识吧，WORD EXCEL 等文字处理软件是必须的，也是最重要的.

五：你想成为文员，任何企业都有年龄，学历，性别，形象，甚至性别[文员主要还是女性居多] 等方面的要求，具体是公司内部根据西药来制定的，所以我们也应该提高自身素质，丰富自己的知识面，另外必要的打扮也是必须的.

六：不要说是文员了，就是普通的员工，任何公司也都有一定的工作态度，心态，工作热情，方面的要求.所以我们还应该注意培养自己积极认真，热情仔细，踏实肯干，务实创新，勤奋好学，团结同事，等这些哪怕是在生活中都需要具备的要求的

6.做一个文员应该具备哪些知识和技能呢

以下是我们公司自己总结的对高级文员工作能力的要求：1.面对客户、上司、老板、陌生人，能够准确、清晰地转述或陈述一件事2.熟练安装电脑操作系统与设备驱动程序3.能够找回丢失的电脑数据4.能处理电脑死机、网络连不上、恶意连接等常见问题5.对客户、技术、设备、规范等可用信息，能够在互联网上熟练地检索到6.对工作的设想和工作中的问题，能够进行有层次、有逻辑性的文字描述7.能够熟练地制作与修改诸如文本、表格、图片、图表、图纸等各类文件 8.能够熟练地操作打印机、投影仪、传真机与扫描仪等办公设备9.熟练掌握合同、制度、报告、方案、说明书等常用文件的格式（中层以上及文职员工必备）10.能够针对具体的实际对象状况，起草或修改合同等文件（中层以上与资深文职员工必备）/pxunfuwu.htm#gaoji。

7.作为一名文员,应该具备哪些知识

根据文员的特性：（1）服务性。一是为上司服务，二是为组织服务，三是为公众服务。（2）分散性。（3）专业性。一是需要懂得各方面的专业人才，如懂财务、总务、医疗保健等方面的专业知识和业务技能，二是事务管理各项任务是有自身相对的独立性和专业性。（4）主动性。上司的主要精力放在发挥其职能方面，文秘人员有安排事务的主动权和余地；上司的主流工作对事务管理的制约不大；事务管理的计划性较强，只要客观条件俱备，便能按计划实施。（5）繁杂性。事务管理涉及上下员必须端正思想，不怕苦不怕累，做到工作不推萎，干活不含糊，吃苦不在乎。因此，文员需要具备专业知识、财务知识、行政知识、营销知识等等。