在电算化条件下，并不存在一张真正的会计报表，而是计算机依据程序和检索条件，快速从科目余额表、凭证库中检索相关数据，临时生成会计报表。由于计算机具有强大的计算和检索能力，因而能够快速地编制会计报表。一、启动报表选择“业务工作→财务会计→报表”，打开一个程序窗口，单击菜单栏命令“文件→新建”，出现一个对话窗口。二、报表格式设计报表由行和列组成。列号是由A、B、C、D、E等字母组成，行号由1、2、3、4、5等数字组成。行和列交叉的地方就是单元格。依据行号和列号，每个单元格都有一个名字，例如：A1、C10等。A1代表第A列、第1行；C10代表第C列、第10行。在表的上方有菜单栏、名字框、编辑框、工具栏，菜单栏和工具栏上有各种各样的命令，可以从中选择执行。比较复杂的是公式定义，UFO报表设计了几种从科目余额表取数的公式。要掌握取数公式，首先要了解常见的取数命令：期初余额函数：QC（“科目代码”，全年，年） 举例1：C6＝QC（“101”，全年，年）式中：QC是指取科目余额表的期初余额，“101”是指科目代码，“全年”是指年初，“年”在这里是个变量，是指关键字所指定的年份。例如，如果关键字指定2015年，那么这里的“年”就是指2015年。“全年”是指2015年的年初。上式的含义是取科目代码“101”的期初数，将它的值赋给C6。期末余额函数：QM（“科目代码”，月，年） 举例2：H6＝QM（“201”，月，年）式中：QM是指取科目余额表的期末余额，“201”是指科目代码，“月”和“年”在这里是关键字，是指关键字所指定的月份和年份。例如，关键字指定2015年10月，那么这里的“年”就是指2015年。“月”是指10月。上式的含义是取科目代码“201”的期末数，将它的值赋给H6。区域求和命令：ptotal（XX:YY） 举例3：C30＝ptotal（C26:C29）式中：ptotal是区域求和的公式。上式的含义是将区域C26至C29之间的单元格的值加起来，赋给C30。发生额命令：FS（“科目代码”，月，“贷”，年） 举例4：C6＝FS（“501”，月，“贷”，年）式中：FS是取发生额。“501”是指科目代码，“月”和“年”在这里是关键字，是指关键字所指定的月份和年份。“贷”是指贷方。上式的含义是指取某年某月科目代码为“501”的贷方发生额，将它的值赋给C6。三、报表数据处理在“数据”模式下，输入报表的关键字。所谓关键字是指能够唯一确定会计报表的字段或者字段的集合。例如，让计算机输出会计报表，就要让计算机知道是输出哪个单位、哪年、哪月的会计报表。在这里“单位名称＋年＋月”这三个字段构成了会计报表的关键字，缺少其中任何一项会计报表的信息都是不全的。点击“数据→关键字”，出现一个对话框。在这里输入单位名称、年、月，系统提示“是否重算？”。 如果点击“是”按钮，系统将依据关键字给出的查询条件，从科目余额表和凭证库中取数，自动生成一张会计报表。