采购暂估业务处理

业务场景

采购入库时，没有收到采购发票，因此不能确定供应商开票金额是否与入库单一致。当收到发票后，需要根据实际情况进行调整。

当公司收到采购发票时可能会存在以下情况，不同的业务场景处理方案也会不一样：

  • 系统未结帐（比如在当月就收到发票，或者跨月收到，但是业务还没有结账，且采购入库单没有生成凭证），收到的采购发票金额与采购入库金额一致

  • 系统未结帐，采购发票金额与采购入库金额不一致 

  • 已结账，采购发票金额与采购入库金额一致 

  • 已结账，采购发票金额与采购入库金额不一致

  • 已结账，采购发票金额与采购入库金额一致，但是发票类型与采购入库时不一致，因此税额不一致，需要调整税率税额

操作流程

1、系统参数设置

要启用暂估入库功能需要在【系统设置】-【系统参数】-【进销存参数】-【采购参数】中勾选“启用暂估调整”参数。

2、采购入库录入

编辑采购入库单时，若发票还未收到，无法确认发票金额是否与入库单一致，那么在编辑采购入库单时需要开启【是否暂估】按钮。

【采购管理】-【暂估调整】中可以看到标记为暂估状态的已审核采购入库单。

温馨提示：已审核、已结账期间的采购入库单也可以开启“是否暂估”功能。

3、不同业务场景下的暂估业务处理

1）采购发票金额与采购入库金额一致时

当收到采购发票后采购发票金额与入库金额一致时，只需要将采购入库单中的【是否暂估】功能关闭即可。未结账、已结账、未生成凭证的采购入库单可以直接修改“是否暂估”状态。

温馨提示：已生成凭证的采购入库单不能关闭“是否暂估”参数，系统会提示“单据CGRK-20220322-00002已生成凭证，请先删除凭证后修改暂估标记，或通过暂估清单生成暂估调整单处理！”。

2）未结账期间的单据金额与发票金额不一致时

发票金额与单据金额不一致，且系统未结账、单据未生成凭证、单据已审核且不想反审核修改单据金额时可通过“金额变更”调整单据的金额。

a、打开需要调整金额的单据，点击右上角“更多”-“金额变更”，点击“确定”进入单据金额变更状态，单据的金额类字段变为可修改。

b、按发票金额修改单据的金额，修改完成后点击“保存”，系统会提示“变更后会影响本期出库成本，请重新进行出库成本核算，并会自动更新关联的采购退货单的退货成本”，点击“是”完成此次金额变更操作。

c、变更完成后系统会记录修改前后的字段信息。点击右上角“更多”-“变更记录”可查询单据金额变更的历史记录。

d、金额变更完成后可将单据的“是否暂估”功能关闭，表示已确认入库，单据状态更新为“无需暂估”。

e、采购入库单金额变更对成本及应付账款的影响：

  • 采购入库单的金额变更完成后会按变更后的金额作为其入库成本，若变更前做过出库成本核算建议变更金额后重新进行出库成本核算，保证成本的准确

  • 采购入库单所关联的采购退货单的退货成本会自动更新

  • 按变更后的价税合计金额计入应付账款

注意，单据允许金额变更的前提有如下几点：

  • 已结账期间单据不允许变更

  • 已生成凭证单据不允许变更

  • 已有关联的付款单/收款单/核销单/发票记录/对账标记，以及已生成日记账的单据不允许变更金额

  • 支持金额变更的单据有：采购入库单，采购退货单，销售出库单，销售退货单

  • 金额变更不用反审核单据即可操作，并且系统会提供变更记录；反审核修改单据时不能记录修改前后的数据

3）已结账期间的单据金额与发票金额不一致时

收到采购发票，发票金额与单据金额不一样，并且单据所在期间已结账或单据已生成凭证，此时可以通过“暂估调整”功能生成“暂估调整单”处理。

a、依次点击【采购管理】-【暂估调整】，打开暂估调整界面，可以查到所有启用了暂估入库的采购入库单，在暂估调整清单中，可录入发票的实际单价，税率，税额，价税合计；系统会计算出发票金额与源单据对应金额的差额，录入完成后再点击“生成暂估调整单”生成对应的暂估调整单。

b、暂估调整单保存后，原采购入库单的暂估状态会变为“调整完成”。

c、暂估调整单对成本的影响：

暂估调整单审核后，不会增加这张采购入库单的成本，会增加商品的总成本和结存单位成本，影响暂估调整单日期之后的出库成本核算 。暂估调整单为特列类的入库单据，成本核算时按单据【金额差额本位币】计入入库成本。（备注：数量为0，先进先出法下会对后期出库成本有较大影响）。

  • 金额差额为正数时增加商品的总成本和结存单位成本

  • 金额差额为负数时减少商品的总成本和结存单位成本

d、暂估调整单对应付账款的影响：

暂估调整单审核后会按“总价税合计差额”更新供应商的应付账款余额，可通过应收应付往来报表中应付相关报表查询，如供应商对账单：

  • 总价税合计差额为正数时增加应付账款

  • 总价税合计差额为负数时减少应付账款

暂估调整-付款业务处理： 

①在应收应付系统中新增付款单时可选择已审核的“暂估调整单”做为源单进行付款。

②应收应付系统新增核销单时核销类型为预付冲应付、应付转应付均支持选择暂估调整单核销。

③应付报表均包括暂估调整单数据，如：应付账款明细表、应付账款汇总表、供应商对账单、应付账款预警表。

④暂估调整单同时支持设置信用额度预警。

e、暂估调整单-财务记账处理

①暂估调整单生成凭证：

同时使用财务云+进销存云系统时，暂估调整单可在财务云系统的【账务处理】-【智能凭证中心】-【生成凭证】功能中生成凭证暂估调整单的凭证。

②暂估调整单的业务凭证模板：

  • 新建的账套系统已预置暂估调整单凭证模板，默认模板为“差额调整”（推荐方式）。

  • 老用户开通功能暂估功能后可通过社区下载凭证模板导出使用