金蝶K3采购管理说明

关键业务需求

全面的供应商管理、价格管理功能，帮助采购人员选择最佳的供应商和采购策略，控制采购成本。

能够及时准确地得到采购需求信息，以便及时采购和下达采购计划。杜绝由于缺货而造成的待料现象。

采购订单的执行跟踪查询，随时了解订单执行状态，达到及时跟催未到帐物料。

业务流程

金蝶K/3WISE V14.0制造企业全面解决方案处理采购申请单－＞采购订单－＞收料通知－＞入库单－＞采购发票－＞付款单的采购业务循环，无缝连接物料需求计划，通过订单驱动，实现物流与资金流的双向管控。

系统支持供应商评估、交期管理、供货价格管理、配额管理等，通过时间、质量、成本的有效平衡，从而为企业的物料供应提供有力保障。

主要业务流程如下：

采购计划

产品用料采购计划由生产部门运行MPS/MRP或者MTO产生； 

设备备件、办公用品、低值易耗品及其它物资的采购由物料需要部门在系统录入采购申请；

由采购部门在物料定义再订货点、安全库存、最低库存、最高库存等补货策略，这样也可以运行库存计划或者直接根据缺货查询生成采购申请（系统支持再订货点、安全库存、最低库存等补货策略）。

订单处理

采购订单：采购部门业务员根据已审核的采购申请单，编制采购订单，经与供应商协商后，下达给供应商作为订货依据。订单处理作为核心作业，既是采购业务的起点，又将采购管理与物料需求管理无缝连接起来。

订单价格管理：采购部门业务员编制订单时，可以在线进行价格管控，同时可以进行最高限价控制，从而保证采购业务的价格透明及有效控制。

订单配额管理：根据供货比例，在采购申请下达采购订单时，可以按设置的供货比例自动分供应商生成采购订单；系统提供选项，可以在下达前根据实际情况灵活修改供货配额。

订单执行：系统提供选项，可以按订单严格执行收料，也可以按比例执行收料；针对审核确认后的订单，如果需要进行修改，系统提供专门的订单变更流程处理。

订单分析：系统提供相应的订单执行分析报表，帮助制造企业实时监控。

采购收料及退料

根据物料性质及制造企业具体情况，采购收料及退料作业可分为如下几种：

由采购部门业务员根据供货方沟通协调的情况编制收料通知单，审核后下达给仓管员；仓管员根据收料通知单接收货物，编制外购入库单，接收入库。

采购订单—收料通知—外购入库；

仓管员根据采购订单接收货物，编制外购入库单，接收入库。

采购订单—外购入库；

当物料在生产过程中发现物料不合格或需它原因需要退回时，可执行以下业务流程：

外购入库—红字外购入库；

由仓管员根据原外购入库单编制红字入库，审核并安排退料；

或采购部门业务员根据原收料退知单编制退料通知单，审核后下达给仓管部门；仓管员根据退料通知单编制红字入库单，审核并安排退料。

收料通知—退料通知—红字外购入库；

当收料通知单有一定时效性时，比如当天开出的收料通知单，如果供应商没有及时供货，则末收料的通知单即作废；待次日重新开具收料通知。这样情况下可以应用退料通知单进行冲回。

仓管员根据供应商送货及相应的采购订单编制采购检验申请单，将货物收入待检仓；质检员检验后，根据检验申请编制检验单，其合格或不合格数反写检验申请单。如果质检通过，则仓管员根据反写合格数据后的采购检验申请单编制外购入库单。将货料收入实仓，同时系统自动冲减待检仓数量；如果货物检验不合格，则仓管员编制退料单（退料通知单），物料退还给供应商，系统自动冲减待检仓数量。

如果物料为非免检，但并不启用质检系统。则流程可以如下：

仓管员根据供应商送货及相应的采购订单编制收料通知，将货物收入待检仓；质检员检验后，如果合格，则仓管员根据手工检验报告编制外购入库单。将货料收入实仓，同时系统自动冲减待检仓数量；如果货物检验不合格，则仓管员编制退料单（退料通知单），物料退还给供应商，系统自动冲减待检仓数量。

采购发票

采购发票分为普通发票及增值税发票两种类型，而根据来源为订单或入库单，分为以下两种主要流程。

1)先入库后收票。流程如下：

外购入库（或红蓝字外购入库）—采购发票—红字采购发票；

财务人员收到供应商开具的采购发票后，根据其匹配的红蓝字外购入库单编制系统采购发票，作为付款依据并确实物料单价。

2）先收票后入库。流程如下：

采购订单—采购发票—收料通知—外购入库；

采购发票可以与对应的外购入库单进行钩稽，核算后确定入库单价；另外，红蓝字采购发票也可以直接进行对等核销；同时，财务人员或采购部门业务员编制完采购费用发票后，可以与入库单、发票一起进行三方钩稽，如果费用发票迟于已钩稽的发票及入库单发生，也可以进行补充钩稽。

在开票环节，根据参数选项，可以进行采购价格管理，进行内部监控。

采购付款

财务人员可以根据采购订单、采购合同、采购发票或其它应付单直接编制款单；也可以由各业务线责任人根据上述单据编制付款申请单，传递到财务部门，财务人员根据资金安排进行付款，同时编制付款单。当发生退款时，财务人员可以根据原付款单编制应付退款单，增加企业资金账。

订金管理，当与供应商签约后，制造企业可根据合同条款在收货前支付一定比例或一定金额的订金。系统中可以根据采购订单或采购合同编制预付单，进行订金支付的业务处理；收到发票后预付单也可以与发票进行核销，从而正确核算账龄。

付款处理，财务人员根据收到的发票或其它应付单（比如代垫费用等）编制付款单，也可以根据付款申请单编制付款单，付款单与发票及其它应付单可以进行核销。

退款单，财务人员根据红字发票或原付款单编制退款单，退款单同样支持与发票进行核销。

系统提供七种核销方式，以及票据及调汇处理。

关键业务控制

采购申请根据客户情况执行供应商配额，按照百分比自动生成采购订单；

根据采购申请和预设的同一物料的供应商供货比例来自动生成采购订单，实现按比例供货，保证原料的及时供应。

采购价格的控制

根据客户的要求，可以选择是否需要启动采购价格的控制，采购价格将对于采购合同、采购订单、收料通知单、退料通知单、外购入库单、采购发票有效。

对于供应商、物料的维度进行限价管理，采购的限价主要应用于三个方面：采购价格的设置控制、采购订单预警控制、采购发票预警控制。

同时采购价格实现了自动维护机制，采购单价既可以由采购订单进行更新，也可以由采购发票进行更新，保证系统可以记录最新单价的目的。

采购订单的执行

采购订单根据客户的要求对于入库进行严格执行，或者采用超收、欠收比例的方式进行执行控制，并根据执行情况及时查询对应订单执行的汇总报表和明细报表。

采购发票的统计

针对每张发票的详细业务信息进行查询和统计，以反映采购开票的具体情况。

自定义业务流程的综合应用

系统预置了几百种业务流程，其中也包括了采购流程，企业可以根据实际需要自由定制具体的业务流程。

工作流的应用

为了方便信息的流动，系统提供了内部工作流，由过去的人找事，变为事找人，提高工作效率。

关键业务报表分析

采购汇总表

采购汇总表是综合反映一定时间物料的汇总购进情况，是采购发票和外购入库情况的结合查询，它反映采购基本业务—入库情况和购进成本的对应情况及差异。

采购明细表

采购明细表是详细反映一定时间每个物料的购进情况，是对采购发票和外购入库情况的结合查询，它反映采购基本业务——入库情况和购进成本的对应情况及差异。

供应商供货ABC分析

供应商供货ABC分析是是确定每一个购货单位某个时段内签订订单金额占总订货金额的比例和供货额占供货总额的比例，并以供货占订货百分比进行ABC排序。 它的记录内容包括订单金额 、占订货总额、供货金额 、占供货总额、供货占订货额、ABC分类等。 

采购价格分析

采购价格分析是针对某个时段内每个物料的发票数量和采购金额进行汇总，从而计算出单个物料平均采购价格，以比较供应商之间的供货价格差异以及物料采购的价格变化情况。

物料采购结构ABC分析

物料采购结构ABC分析报表是分析某一时段内某物料或某类物料采购金额占所有物料采购金额的比重，并按ABC分析法排序。 

采购订单ABC分析

采购订单ABC分析是以某个时段内每个采购订单的订货总金额为标准，计算单个采购订单的订货金额占订货总额的比例，并进行ABC分类排序。

采购订单执行情况汇总表

采购订单执行情况汇总表是按关键字汇总数据、以综合反映订单执行情况的报表。 即可以按物料类别、供应商类别等汇总反映根据不同条件所查询到的汇总数据。

采购订单执行情况明细表

采购订单执行情况明细表是按供应商反映的每张采购订单的详细执行情况，它与汇总表一起，分别从详细和汇总的角度反映订货的入库情况。

采购订单全程跟踪报表

采购订单全程跟踪报表是针对采购订单明细行显示其详细的入库信息、开票信息、付款信息等的汇总情况。

采购发票明细表

采购发票明细表是详细反映一定时间每张发票的详细业务信息，是对采购发票的独立查询。

费用发票汇总表

费用发票汇总表是按关键字汇总数据、以综合反映费用的报表。 即可以按费用类别、供应商类别等汇总反映根据不同条件所查询到的汇总数据。

费用发票明细表

费用发票明细表是详细反映一定时间每张费用发票的详细业务信息。

应用效益

通过与生产环节、销售环节进行信息共享，从而保证企业正常的生产和销售业务的开展；

提供价格控制、供应商管理和采购审核手段，能有效降低控制企业采购成本；

规范企业的采购业务，提供主要业务的跟踪管理，能有效的规避采购过程中的风险；

采购管理和应付无缝集成，提供物流和资金流全面的管理。